Servicios profesionales
Portal interno para una empresa de servicios profesionales
Una empresa de servicios coordinaba solicitudes de clientes y seguimiento de proyectos por correo y chats internos, sin un lugar único donde consultar el estatus real de cada caso.
Este es un escenario representativo, construido a partir de patrones recurrentes de proyectos similares. No corresponde a un cliente específico ni implica un proyecto concluido.
Resumen ejecutivo
Este es un escenario representativo que ilustra un patrón común de digitalización de operación interna. No corresponde a un cliente específico y se etiqueta como tal en todo el sitio.
Contexto
Una empresa de servicios profesionales gestionaba las solicitudes de sus clientes y el seguimiento de cada proyecto a través de correo electrónico, chats internos y carpetas compartidas. No existía un lugar único donde consultar el estatus real de un caso, lo que generaba retrabajo y respuestas inconsistentes a los clientes.
Solución
CAMHIL diseñó un portal interno con roles diferenciados, flujo de solicitudes con estatus visibles, notificaciones automáticas y un repositorio documental centralizado vinculado a cada caso. El diseño priorizó una interfaz simple, pensando en un equipo sin perfil técnico y con buena parte de su trabajo realizado en campo desde dispositivos móviles.
Problema
Las solicitudes de clientes, su seguimiento y los documentos asociados vivían repartidos entre correo electrónico, chats de equipo y carpetas compartidas, sin trazabilidad ni un estatus confiable para consultar en cualquier momento.
Restricciones
- El equipo no contaba con perfil técnico interno para operar un sistema complejo.
- La solución debía funcionar bien en dispositivos móviles, ya que buena parte del equipo trabaja en campo.
Sistemas involucrados
- Sistema de solicitudes
- Gestión documental
- Notificaciones
Implementación
- Diseño de un portal interno con roles diferenciados para clientes, equipo operativo y administración.
- Flujo de solicitudes con estatus visibles y notificaciones automáticas en cada cambio relevante.
- Repositorio documental centralizado, vinculado a cada solicitud.
- Capacitación al equipo administrativo y operativo para el uso del portal.
Resultado
- El estatus de cada solicitud es consultable en un solo lugar, sin depender de buscar en correos o chats.
- Los documentos de cada caso quedaron centralizados y trazables.
- El equipo administrativo redujo el tiempo dedicado a dar seguimiento manual al estatus de cada solicitud.
Aprendizajes
- Priorizar una interfaz simple sobre funcionalidades adicionales fue decisivo para la adopción por parte de un equipo sin perfil técnico.
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