Mayoreo y consumo
Automatización del proceso pedido a factura para un mayorista
Un mayorista de productos de consumo dependía de hojas de cálculo compartidas para procesar pedidos, generar remisiones y solicitar facturación, con errores frecuentes de captura.
Este es un escenario representativo, construido a partir de patrones recurrentes de proyectos similares. No corresponde a un cliente específico ni implica un proyecto concluido.
Resumen ejecutivo
Este es un escenario representativo que ilustra un patrón común de automatización operativa. No corresponde a un cliente específico y se etiqueta como tal en todo el sitio.
Contexto
Un mayorista recibía pedidos de sus clientes recurrentes por correo, en hojas de cálculo con formatos distintos. El equipo administrativo transcribía cada pedido a mano para generar la remisión y solicitar la factura correspondiente, un proceso propenso a errores de captura y sensible al volumen de pedidos del día.
Solución
CAMHIL diseñó un flujo de captura estructurada que conserva la forma en que los clientes envían sus pedidos, pero automatiza la validación contra inventario, la generación de remisión y la solicitud de factura al sistema fiscal ya existente. Los pedidos con inconsistencias se marcan automáticamente para revisión, en lugar de descubrirse hasta la facturación.
Problema
Los pedidos de clientes recurrentes se registraban en hojas de cálculo compartidas por correo, y el equipo administrativo debía transcribirlos manualmente para generar remisión y solicitar la factura, lo que producía errores de captura y retrasos de varios días.
Restricciones
- Los clientes principales no estaban dispuestos a cambiar su forma de enviar pedidos a corto plazo.
- El sistema de facturación existente debía conservarse por requisitos fiscales ya configurados.
Sistemas involucrados
- Sistema de pedidos
- Inventario
- Facturación
Implementación
- Diseño de un flujo de captura estructurada de pedidos que sustituyó las hojas de cálculo sueltas.
- Automatización de validación de existencias antes de confirmar cada pedido.
- Generación automática de remisión y solicitud de factura al sistema existente mediante integración directa.
- Alertas automáticas ante pedidos con inconsistencias que requieren revisión manual.
Resultado
- Se eliminó la doble captura manual de pedidos.
- El tiempo entre la recepción de un pedido y su remisión se redujo de días a horas.
- Las inconsistencias de captura se detectan antes de facturar, no después.
Aprendizajes
- Automatizar sin cambiar la forma en que el cliente final envía su pedido resultó clave para la adopción interna del nuevo flujo.
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